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Mit Hilfe der Workflow-Komponente einer MRM-Lösung erstellen Marketer Aufgaben und können diese sich selbst oder anderen zuweisen und kontrollieren. Dadurch werden auf einen Blick Timings, Verantwortlichkeiten, der Bearbeitungsstatus von Aufgaben und Kampagnen erkennbar, filterbar und steuerbar.
Ein Workflow-Editor als Pflicht, ein grafischer Workflow-Designer als Kür
Typische bzw. wiederkehrende Arbeitsprozessabläufe im Rahmen der Realisierung von Marketingkampagnen lassen sich sehr gut mit individuell konfigurierbaren Templates der MRM-Workflow-Komponente bearbeiten. Zur Auswahl stehen dabei in der Regel verschiedene Aufgabenarten oder -kategorien wie z. B. Collaboration, Review oder Approval. Im Idealfall lassen sich diese Aufgaben auf verschiedenen Ebenen der Marketingobjekthierarchie (z. B. Programm, Kampagne oder Aktion) anlegen bzw. konfigurieren und sowohl Einzelpersonen wie auch ganzen Teams zuweisen.
Viele Lösungen bieten individuell konfigurierbare Checklisten auf verschiedenen Objekthierarchieebenen als Teil der Workflows an. Besonders gute Lösungen bilden sogar die vollständige Änderungshistorie im Verlauf der Bearbeitung ab. Visuelles bzw. grafisches Prozess-Modelling ist bei den MRM-Lösungen eher die Ausnahme, ebenso wie eine Kopierfunktion von Teilworkflows und deren Integration in neue Workflows. Welche MRM-Lösungen besondere Stärken im Bereich der Workflow-Funktionalität haben, findest Du im b.telligent MRM Market Overview, den Du Dir hier downloaden kannst.
Mit MRM hast Du den Aufgaben- und Kampagnenstatus immer im Blick
Der große Vorteil MRM-gesteuerter Workflows besteht darin, dass Timings, Verantwortlichkeiten, der Status von Aufgaben und Kampagnen (z. B. „Umsetzung gestartet“, „freigegeben“, „live“, „überfällig“, „beendet“ etc.) auf einen Blick erkennbar, filterbar und steuerbar werden. Dies ist vor allem dann wertvoll, wenn z. B. besonders viele Aufgaben zu erledigen sind oder aber viele interne wie externe Beteiligte gleichzeitig an Kampagnen arbeiten.
Bei vielen Lösungen geben Farb- und Statuskennzeichen sowie Workflow-Kalenderansichten (z. B. Gantt, Kanban etc.) den Nutzer:innen auch die nötige optische Orientierung bzw. den Überblick.
Über entsprechende Kollaborationsfunktionen bei der Entstehung von Kampagnen, Aufgaben und Content mit Benachrichtigungsfunktionalitäten können sich die Prozessbeteiligten direkt am Marketingobjekt bzw. an der zugehörigen Aufgabe austauschen.
Integrationen mit JIRA und das never-ending „Workflow Management by Excel“
In vielen Unternehmen kommt für das Management von Aufgaben JIRA zum Einsatz, mit dessen Hilfe Tickets angelegt und einer Person zur Bearbeitung zugewiesen werden. Auch in zahlreichen Marketingabteilungen wird mit JIRA gearbeitet. Entweder weil sie es zur Kollaboration mit anderen Fachbereichen oder im Rahmen eines übergreifenden Programm- oder Projektmanagements nutzen oder weil sie JIRA zur Bearbeitung ihrer rein marketingbezogenen Aufgaben einsetzen.
Manchmal wird in Marketingabteilungen jedoch nicht ausschließlich JIRA genutzt, sodass weitere manuelle Behelfsmethoden (wie z. B. Excel) verbreitet zum Einsatz kommen. In der Konsequenz stellt sich auf der einen Seite die Frage nach dem Zusammenspiel zwischen JIRA und den Workflows einer MRM-Komponente und auf der anderen Seite, wie sich bisher manuelle Prozesse in der MRM-Lösung abbilden lassen.
Die Antwort auf beide Fragen ist eng verbunden mit einem konsequenten Soll-Prozess-Design und einer stringenten Prozessabgrenzung. Für die technische Umsetzung der Soll-Prozesse bieten leistungsstarke MRM-Lösungen heutzutage entsprechende API-Integrationen mit JIRA an. Darüber kann sich z. B. der Aufgabenstatus oder der Bearbeitungsstatus von Objekten synchronisieren lassen, oder es können darüber Aktivitäten in der MRM-Lösung getriggert werden. Welche MRM-Lösungen starke Integrationsmöglichkeiten mitbringen, erfährst Du in der Anbieterübersicht.
Nun weißt Du beinahe alles über MRM-Software und darüber, welche Vorteile sie Dir in Deiner täglichen Arbeit bringt. Im letzten Beitrag dieser Blogserie erklären wir dir als Letztes noch die Monitoring-Komponente. Und wenn Du mehr erfahren und die Funktionsweisen einiger Anbieter kennenlernen möchtest, dann lade Dir hier unseren MRM Market Overview herunter.
