OTTO Marketing Ressource Management

OTTO Marketing Ressource Management

Aufbau und Migration einer Marketing-Planungs-Plattform mit Marmind und GCP

Modernes Marketing Ressource Management bei OTTO

Ein historisch gewachsenes System mit etwa 300 Nutzer:innen konnte mit Unterstützung von b.telligent innerhalb eines Jahres auf eine moderne Cloud-basierte Infrastruktur und in ein neues Tool migriert werden. Mit Marmind und GCP ist der Grundstein für mehr Flexibilität, Skalierbarkeit und Weiterentwicklungsmöglichkeiten gelegt. Darüber hinaus war das erfolgreiche Enablement der Product-Owner für die Marketing-Planungs-Plattform ein wesentliches Ziel, das erreicht werden konnte.

Durch die Einführung von Marmind sind diese nun weniger auf technische Ressourcen angewiesen und können die Anforderungen der Stakeholder künftig schneller umsetzen. Besonders wichtig ist b.telligent die Befähigung des Kunden, die Lösungssysteme nach Ende des Projektes eigenständig betreiben und nutzen zu können.

Entsprechend war auch die reibungslose und unkomplizierte Übergabe der technischen Lösung an ein internes Entwicklerteam von großer Bedeutung. Dieses Team ist nun verantwortlich für den technischen Betrieb und die Integration weiterer Systeme.

Projekt auf einen Blick

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Standort & Branche: Deutschland, Handel

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Unternehmensgröße: Konzern

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Projektdauer: 13-18 Monate

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Projekttyp: Implementierung

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Technologie: GCP, Marmind

Über den Kunden

Ausgangssituation & Herausforderung

OTTO ist einer der führenden Online-Marktplätze in Deutschland mit einer Vielzahl an Kommunikationskanälen, Mitarbeiter:innen und Prozessabläufen innerhalb der Marketing-Teams. Um die Masse an Marketingmaßnahmen zu planen, zu steuern und zu verwalten, nutzt OTTO bereits seit einigen Jahren eine Marketing-Ressource-Management-(MRM-)Software:

  • Einerseits zum direkten Briefen von Marketingkampagnen, zur Steuerung von prozessualen Abläufen und zum Budgetieren von Marketingmaßnahmen.
  • Andererseits erhält die Software auch Informationen aus anderen Systemen.
  • Außerdem werden die Kampagnen-Eckdaten aus der MRM-Software an Kampagnenmanagement-Systeme geschickt, um so automatisiert Nachrichten zu erstellen und zu planen.

Die bestehende On-Premises-MRM-Software entsprach jedoch nicht mehr den steigenden Anforderungen an Übersichtlichkeit, Skalierbarkeit, API-Performance und Flexibilität. Außerdem können künftige rechtliche Vorgaben mit der alten Software nicht mehr bedient werden. Um die Kampagnenplanung und -steuerung weiter zu automatisieren und stärker zu integrieren, benötigt das Unternehmen eine moderne, skalierbare Lösung, die einen stetigen Wandel und Weiterentwicklung möglich macht.

Die größte Herausforderung für OTTO bestand darin, eine Lösung aufzubauen, die einerseits den Einkauf einer Standard-Software vorsieht, andererseits genug Flexibilität mit sich bringt, um an spezifische OTTO-Anforderungen angepasst zu werden. Um einen möglichst hohen Automatisierungsgrad und eine hohe Effizienz zu erreichen, muss die neue MRM-Software über eine API-Schnittstelle sowohl mit Daten beladen werden, als auch die eigenen Daten durch einen Request wieder zurückgeben können. So können die Daten dann an andere Systeme, wie das Core DWH und die Kampagnenmanagement-Systeme, weitergeleitet werden.

Eine wichtige Anforderung bestand darin, trotz Einkaufs einer MRM-Lösung die Kontrolle über die Anbindung interner und externer Systeme zu behalten. Gleichzeitig sollten die Integrations- und Automatisierungsprozesse innerhalb des Teams, das für das Produkt verantwortlich ist, zentralisiert werden. Dadurch sollte sichergestellt werden, dass bestehende und neue Datenquellen schnell und standardisiert in die MRM-Software integriert werden können. Zudem war es notwendig, einen nahtlosen Übergang von der alten zur neuen Marketingplanungs-Infrastruktur zu gewährleisten – inklusive Migration der historischen Daten in das neue Tool.

Lösungsansatz

Auf Basis der Anforderungen wurde eine Marketing-Planungs-Plattform entwickelt, die aus zwei Komponenten besteht:

  • Zum einen wird eine standardisierte Software eingekauft und als Frontend-Komponente verwendet.
  • Zum anderen wird ein eigenes Cloud-Projekt entwickelt, das als Backend-Komponente die technische Datenfluss-Automatisierung übernimmt und damit sehr flexibel auf OTTO-Use-Cases zugeschnitten werden kann.

OTTO hat sich mit Unterstützung von b.telligent für die MRMSoftware Marmind entschieden, in Kombination mit einem Projekt in der Google Cloud zur Entwicklung und Anbindung von Schnittstellen. Mit BigQuery und dbt werden die Daten aus Marmind gespeichert und für die weitere Verwendung vorbereitet.

Systemarchitektur einer Marketing-Planungsplattform mit MARMIND und Google Cloud: Integration von Kampagnenmanagement, Datenhaltung mit dbt, Systemanbindungen, Automatisierung und Monitoring. Anbindung an Reporting, Projektmanagement, Coupon-Engine sowie mehrere Kommunikationskanäle wie E-Mail, Push, Web und Print.

1. Komponente: Marmind

Marmind dient als Front-End-Komponente, in der die Nutzer:innen Kampagnenbriefings über Formulare eingeben, ihre Aufgaben und Prozesse via Checklisten koordinieren, Freigabeprozesse durch technische Workflows steuern und die Budgetvergabe abbilden. Zudem können Nutzer:innen über die Plan-Ansicht in Marmind mit Hilfe von Lesezeichen diverse Planungsberichte darstellen und einen übergreifenden Marketingkalender nutzen.

2. Komponente: Google-Cloud-Projekt

Damit Marmind nicht als isoliertes System existiert, sondern sowohl Daten und Informationen aus anderen Systemen darstellen und den Nutzer:innen verfügbar machen kann, wurde parallel ein Google-Cloud-Projekt entwickelt. Marmind wird über dieses Cloud-Projekt in die OTTO-Systemlandschaft integriert. Über das GCPProjekt werden die Kampagnenplanungsdaten aus Marmind via GraphQL API herausgezogen und können so an Kampagnenmanagement-Systeme via API-Schnittstellen weitergeleitet werden. Gleichzeitig dient das Projekt auch als Einfallstor für andere OTTOinterne und -externe Systeme, die Daten und Informationen für Marmind bereitstellen. Diese werden im GCP-Projekt angenommen, transformiert und an die Marmind GraphQL API geschickt.

Projektablauf

Um einen nahtlosen Übergang zwischen dem Altsystem und der neuen Marketing-Planungs-Plattform gewährleisten zu können, wurden die beiden Komponenten, GCP und Marmind, aufgebaut

und entwickelt. Für die Konfiguration von Marmind wurde zunächst eine Bestandsaufnahme und Analyse der bestehenden Formulare, Workflows und Budgetierungsmasken durchgeführt, um im Zuge der neuen Implementierung auch veraltete Themen abzubauen. Anschließend wurde die Kontextstruktur in Marmind anhand von fachlichen

Anforderungen aufgebaut sowie die Formulare, Checklisten, Workflows und Budgetplanung konfiguriert. Auf technischer Seite wurden Migrationsskripte geschrieben, die historische Daten auf die neuen Formulare und Strukturen in Marmind mappen. Um eine Anbindung an die Marmind GraphQL API zu erstellen und damit auch die historischen Daten an Marmind schicken zu können, wurde ein GCP-Projekt aufgebaut. Mit Hilfe der Services API-Gateway, Cloud Function, PubSub und BigQuery mit dbt wurden Prozesse geschrieben, die einerseits Daten aus Marmind abholen und für die weitere Verwendung vorbereiten und andererseits Daten aus anderen Systemen annehmen und nach Marmind schicken. Eingehende Daten können in Realtime über eine Serverless-Infrastruktur sehr schnell in Marmind sichtbar gemacht werden. Um Schnittstellen mit Daten zu versorgen (z. B. Kampagnenmanagement-Systeme) wurde ein eigenes kleines DWH für die Marmind-Daten erstellt. Dafür wurde BigQuery als Datenbank und dbt zum Aufbau der Strukturen und zur Beladung verwendet. Der Abzug von Daten aus Marmind ist nur im Batch-Verfahren möglich. Durch eine optimierte Prozessorchestrierung mittels Google Workflows ist eine Aktualisierung der Daten alle 15 Minuten möglich. Technische wie auch fachliche Fehler in der Datenverarbeitung werden über Cloud Logging gemonitored und für das Product-Owner-Team in MS-Teams sichtbar gemacht. Der Go-live der neuen Plattform wurde als Hard-Launch mit einer kurzzeitigen Downtime geplant, in der die finale Migration der historischen Daten stattgefunden hat.

Architektur zur Integration von MARMIND in eine Cloud-basierte Datenverarbeitung: Kombination aus Echtzeit- und Batch-Verarbeitung mit Cloud Functions, Message Queues, GraphQL-Schnittstellen und BigQuery Data Warehouse. Logging erfolgt über Microsoft Teams, orchestriert durch dbt und spezifische Cloud-Funktionen.

Stimmen aus dem Projekt

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"b.telligent hat uns bei der Entwicklung und Migration unserer bestehenden Marketing-Planungsplattform in die Google Cloud maßgeblich unterstützt. Flexibilität und Pragmatismus gepaart mit der Expertise sowohl in der Cloud-Technologie als auch im Marketing waren der Schlüssel, um eine erfolgreiche Lösung zu implementieren."

Antje Stieger

Senior Business Designer bei OTTO GmbH & Co KG

Gemeinsam mit einem großartigen Team bei OTTO haben wir es geschafft, in 12 Monaten ein historisch gewachsenes Altsystem durch ein neueres, moderneres MRM-System abzulösen und zusätzlich die gesamte Planungs-Plattform in die Cloud zu bringen. Damit konnten wir Raum für zusätzliche Automatisierungen und Konnektivität schaffen.

Lisa Burow

Technische Projektleitung bei b.telligent

b.telligent Leistungen auf einen Blick

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Ausschreibung

Unterstützung im Ausschreibungsprozess für eine MRM-Software.

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Konfiguration

Hilfe bei der Konfiguration von Marmind.

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Marketing-Planning-Platform

Konzeption der Marketing-Planning-Platform-Architektur.

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Projekt- und Datenbankaufbau

Aufbau des GCP-Projektes via Terraform. Aufbau BigQuery-Datenbank via dbt als DataVault-Modell.

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Anbindung & Schnittstellen

Anbindung von Marmind via GraphQL API an das GCP Projekt.

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Analyse

Analyse und Migration historischer Daten.

OTTO Marketing Ressource Management

Ergebnisse & Erfolge

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Product-Owner-Empowerment: Weniger Abhängigkeit von Technik-Ressourcen, schnellere Umsetzung von Stakeholder-Anforderungen.

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Eigenständiger Betrieb: Reibungslose Übergabe an das interne Entwicklerteam für Wartung und Integration weiterer Systeme.

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OTTO kann die Plattform nun autark weiterentwickeln und optimal nutzen.

Ein historisch gewachsenes System mit etwa 300 Nutzer:innen konnte mit Unterstützung von b.telligent innerhalb eines Jahres auf eine moderne Cloud-basierte Infrastruktur und in ein neues Tool migriert werden. Mit Marmind und GCP ist der Grundstein für mehr Flexibilität, Skalierbarkeit und Weiterentwicklungsmöglichkeiten gelegt. Darüber hinaus war das erfolgreiche Enablement der Product-Owner für die Marketing-Planungs-Plattform ein wesentliches Ziel, das erreicht werden konnte.

Durch die Einführung von Marmind sind diese nun weniger auf technische Ressourcen angewiesen und können die Anforderungen der Stakeholder künftig schneller umsetzen. Besonders wichtig ist b.telligent die Befähigung des Kunden, die Lösungssysteme nach Ende des Projektes eigenständig betreiben und nutzen zu können.

Entsprechend war auch die reibungslose und unkomplizierte Übergabe der technischen Lösung an ein internes Entwicklerteam von großer Bedeutung. Dieses Team ist nun verantwortlich für den technischen Betrieb und die Integration weiterer Systeme

Technologien im Einsatz

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Viel Spaß beim Lesen!

Klaus-Dieter Schulze

Klaus-Dieter Schulze

Geschäftsführer

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