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Ein wichtiger Baustein für ein Planungssystem ist der Umgang mit dem Thema Intercompany (IC). IC tritt immer dann auf, wenn unterschiedliche Wirtschaftseinheiten eines Unternehmensverbundes untereinander Waren oder Dienstleistungen austauschen. Die daraus resultierenden Aufwände und Erträge, aber auch Forderungen und Verbindlichkeiten müssen transparent und gegeneinander abgrenzbar sein. Da die Planung durch eine Vielzahl von Planungsteilnehmern durchgeführt wird, ist die IC-Abstimmung und auch die darauffolgende IC-Eliminierung nicht trivial.
Herausforderung bei der IC-Abstimmung
Die Herausforderungen können inhaltlich und prozessual gegliedert werden.
Inhaltliche Herausforderung:
- In Abhängigkeit des jeweils geplanten IC-Geschäftsvorfalls muss die entsprechende IC-Gegenposition ermittelt werden.
- Die IC-Eliminierung muss über mehrere Ebenen, z. B. Konzern/Teilkonzern, abgrenzbar sein.
- Die zusammenhängenden IC-Planwerte liegen unter Umständen in unterschiedlichen Währungen vor.
Prozessuale Herausforderungen:
- Wenn IC-Bestandteile von unterschiedlichen Planern erfasst werden, müssen die Werte zueinanderpassen.
- Wenn ein Planer einen IC-Bestandteil erneut ändert, muss die Gegenposition ebenfalls angepasst werden.
- Unter Umständen können einige IC-Bestandteile nur von einem Planer geplant werden, da nur dieser über das nötige Wissen verfügt bzw. auf notwendige Informationen zugreifen kann.
Umgang mit unterschiedlichen IC-Eliminierungsebenen
Wenn eine Legal-Einheit (LE) einen IC-Geschäftsvorfall plant, wird üblicherweise eine Partnergesellschaft (LE) angegeben. Um den wirtschaftlichen Erfolg der jeweiligen Legal-Einheit beurteilen zu können, müssen im Planungsergebnis und in der Planbilanz die IC-Bestandteile ausgewiesen werden. Um hingegen den wirtschaftlichen Erfolg eines Konzerns oder eines Teilkonzerns beurteilen zu können, ist es wichtig, dass die IC-Bestandteile eliminiert werden, da ansonsten in Summe zu viel Ertrag oder Aufwand in dem Planungsergebnis ausgewiesen wird bzw. zu viele Forderungen oder Verbindlichkeiten in der Planbilanz.
Die Abbildung zeigt, an welcher Stelle, in Abhängigkeit der jeweiligen LEs, die Eliminierung stattfinden muss. Die Eliminierung plant in der Regel nicht der jeweilige Planer, sondern sie wird im Planungssystem erzeugt.
Ansatz 1: Steuerung über einen IC-Abweichungsbericht
Der IC-Abweichungsbericht findet dann Anwendung, wenn die IC-Beziehungen von unterschiedlichen Planern geplant werden und es somit zu Abweichungen kommen kann.
Der IC-Abweichungsbericht wertet die Summen sämtlicher IC-Beziehungen aus und macht Abweichungen zwischen IC-Partnern transparent.
Der Abstimmungsprozess lässt sich dadurch steuern, dass in regelmäßigen Abständen anhand der Abweichungen aus dem Bericht die jeweiligen Planungspartner informiert werden und die Aufgabe bekommen, sich bezüglich ihrer IC-Beziehungen abzustimmen.
Ansatz 2: Automatische IC-Gegenbuchungen
Der erste Ansatz lässt IC-Abweichungen innerhalb des Planungssystems zu, die über einen Abstimmungsprozess behoben werden. Der zweite Ansatz zielt darauf ab, dies zu vermeiden.
- Zu jeder IC-Planungsposition wird eine Gegenposition festgelegt.
- Sobald ein Planer auf der IC-Planungsposition plant, wird automatisch derselbe Wert auf der Gegenposition der Partner-LE ausgewiesen.
- Bei Änderungen wird auch der korrespondierende Wert geändert.
Die Systematik setzt eine Eindeutigkeit der IC-Beziehungen voraus. Die Eindeutigkeit der Beziehung muss nicht unbedingt eine 1:1-Beziehung sein, über Zuordnungstabellen können auch n:m-Beziehungen abgebildet werden.
Der Ansatz vermeidet im Kern die IC-Abweichungen, wodurch der Abstimmungsprozess entfällt. Dies setzt aber implizit voraus, dass in den IC-Prozess kein weiterer Planer eingreift, der eine IC-Abweichung erzeugen könnte.
Ansatz 3: Vorgelagerter Abstimmungsprozess
Mit dem dritten Ansatz werden ebenfalls IC-Abweichungen vermieden, allerdings bleibt im Kern die Interaktion zwischen den Planern erhalten.
Die Planung von IC-Aufwand oder IC-Ertrag wird bei diesem Ansatz in einen eigenen Prozessschritt ausgegliedert und mit einem Workflow unterstützt. Sobald eine IC-Beziehung erfasst wurde, wird diese bei dem Partner angezeigt. Dieser kann jetzt zusätzliche Informationen beisteuern, wie z. B. die gewünschte Gegenposition. Wichtig ist, dass er im Anschluss die IC-Beziehung bestätigt. Dann erst werden beide Buchungen in die jeweilige Planung übertragen und im Planungsergebnis ausgewiesen.
Fazit
Wenn die IC-Abstimmung im aktuellen Planungsprozess große Probleme bereitet oder man dabei ist, die Planung grundlegend zu überarbeiten, sollte man darüber nachdenken, den Ansatz für die IC-Abstimmung zu wechseln.
Stellt man diese drei Ansätze gegenüber, wird man feststellen, dass jeder einzelne Ansatz seine Vor- und Nachteile hat. Nicht jeder Ansatz ist für jedes Unternehmen geeignet.
Bei der Wahl des geeigneten Ansatzes müssen folgende Faktoren berücksichtigt werden:
- der Aufbau des aktuellen bzw. künftigen Planungsprozesses
- die unterschiedlichen inhaltlichen Anforderungen an IC-Planung und IC-Eliminierung
- der Kenntnisstand und die planerische Herangehensweise der jeweiligen Planer
- das zur Verfügung stehende Planungssystem und die zugrundeliegende Infrastruktur
